Jest to faktura wystawiona i otrzymana przy użyciu KSeF, przyjmuje format pliku XML (schema FA3). Po weryfikacji przez system fakturze zostaje nadany numer KSeF.
Zakres danych nie zmienił się w stosunku do faktur tradycyjnych (art. 106e ustawy o VAT).
Faktura może zawierać informacje dodatkowe ale nie jest to obowiązkowe.
Faktura zawiera następujące elementy (pogrubione są obowiązkowe):
Poniższa lista pozwala zweryfikować jakie kroki trzeba podjąć by skutecznie wdrożyć KSeF
Obsługiwane przez KSeF:
Dokumenty nieobsługiwane przez KSeF:
KSeF nie zmienia terminów wystawiania faktur, faktury wystawia się:
Zogdnie z ogólną zasadą obowiązek podatkowy powstaje:
Faktura może być wygenerowana w oprogramu komercyjnym (zgodnym z API KSeF) podatnika bądź w oprogramowaniu ministerialnym (Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF, E-mikrofirma) i przybiera postać pliku XML. System wymaga uwierzytelnienia i posiadania odpowiednich uprawnień w celu wystawienia faktury.
Wystawienia a wegenerowanie to dwie różne czynności - wygenerowanie oznacza stworzenie pliku XML a wystawienie oznacza wprowadzenie faktury do obiegu czyli wysłanie jej do KSeF z otrzymaniem numeru KSeF tej faktury.
By mieć pewność, że faktura została poprawnie zweryfikowana i przyjęta do systemu konieczne jest posiadania UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) z kodem 200 do danej faktury.
W trybie ONLINE data wystawienia faktury jeśli przesyłka następuje w tym samym dniu, co data wskazana w polu P_1 e-faktury.
Jeżeli data przesłania faktury będzie późniejsza niż data wskazana na e-fakturze w polu P_1 to fakturę uznaje się za wystawioną w trybie OFFLINE24. Datą wystawienia będzie w tej sytuacji data wskazana przez podatnika na fakturze, a nie data jej przyjęcia do KSeF.
Od strony technicznej wszystkie te procedury to tryb OFFLINE ale mogą wystąpić różne terminy dosyłania faktur do KSeF oraz odmienne reguły ich udostępniania nabywcy / opatrywania ich kodami QR.
Do pracy w trybie OFFLINE niezbędny jest CERTYFIKAT KSeF nazywany certyfikatem typu 2. Certyfikat typu 1 może być używany do uwierzytelniania się w systemie KSeF. Certyfikaty generowane są odrębnie (to różne certyfikaty), pobrać je można z MCU (Moduł Certyfikatów i Uprawień KSeF).
OFFLINE24 - z tego trybu skorzystać może każdy podatnik, ustawa nie zawiera ograniczeń - chodzi o zapewnienie elastyczności. Procedura sprowadza się do wysłania faktury do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu. Datą wystawienia faktury stworzonej w trybie OFFLINE24 będzie data wskazana w polu P_1 e-faktury czyli data wygenerowania.
Data otrzymania faktury wystawionej w trybie OFFLINE24 jest data przydzielenia numeru identyfikującego tą fakturę w systemie KSeF.
Faktura wydana poza systemem KSeF (potwierdzenie transakcji) powinna zawierać dwa kody QR
W trybie OFFLINE24 może generować faktury korygujące ale należy mieć na uwadze, że faktura korygująca musi się powoływać na fakturę, która ma ma już nadany numer KSeF czyli została wysłana do repozytorium KSeF.
OFFLINE NIEDOSTĘPNOŚĆ KSeF - wykorzystywany w czasie prac serwisowych systemu KSeF. Z tego trybu skorzystać może każdy podatnik wystawiający faktury w okresie niedostępności KSeF ogłoszonej w BIP Ministerstwa Fianansów i oprogramowaniu interfejsowym KSeF. Faktury wygenerowane w tym trybie muszą być wysłane do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności systemu KSeF.
Datą wystawienia faktury stworzonej w trybie OFFLINE24 będzie data wskazana w polu P_1 e-faktury czyli data wygenerowania zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT.
Data otrzymania faktury wystawionej w trybie OFFLINE NIEDOSTĘPNOŚĆ KSeF jest data przydzielenia numeru identyfikującego tą fakturę w systemie KSeF.
TRYB AWARYJNY - tryb działa jak tryb OFFLINE NIEDOSTĘPNOŚĆ KSeF z tą różnicą, że czas na wysłanie faktury do systemu jest przedłużony do 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii. Dodatkowo data otrzymania faktury to data rzeczywistego otrzymania faktury przez nabywcę jeśli ta data jest wcześniejsza niż data nadania numeru KSeF.
W przypadku całkowitej awarii systemu KSeF Minister Finansów będzie informował o nie w mediach i innych formach przekazu. Podczas takiej awarii podatnik może wystawiać faktury w formie papierowej. Tak wystawione faktury nie są przekazywane do KSeF po ustaniu awarii. Faktur wystawianych w tym okresie nie opatruje się kodami QR.
W niektórych przypadkach konieczne jest udostępnienie nabywcy faktury w sposób z nim uzgodniony (np.: PDF, wersja papierowa). Przypadki te określa art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT. Jest to przykładowo sytuacja gdy:
nabywcą będzie
Każda faktura, która będzie wystawiona udostępniona nabywcy poza KSeF (w przypadkach określonych ustawowo) musi zostać opatrzona kodem kodem QR, który zapewnia dostęp do tej e-faktury bez konieczności logowania do systemu (po wprowadzeniu dodatkowych danych z faktury). Pod kodem QR należy zamieścić napis zawierający numer KSeF e-faktury.
Tryb ONLINE - potwierdzenie transakcji może być wydane kiedy nie nadano fakturze numeru KSeF. Status nabywcy nie ma znaczenia. Nabywcy o których mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT należy zawsze wydać fakturę w sposób z nią uzgodniony niezależnie od potwierdzenia.
Tryb OFFLINE (offline24, nideostępność KSeF) - potwierdzenie należy wydać nabywcy krajowemu z NIP, gdy fakturze nie został nadany numer KSeF.
Tryb OFFLINE (tryb awaryjny) - potwierdzenie transakcji może być wydane nabywcy (bez względu na jego status), o ile uzgodnił on otrzymywania faktur w KSeF. Dzięki temu po zeskanowaniu kodu QR będzie mógł zweryfikować czy faktura została już dosłana do systemu KSeF.
Elementy, które zawiera potwierdzenia transakcji:
Potwierdzenie traksakcji zapewnia dostęp do faktury mimo braku numeru KSeF, uspokaja klienta - nie odchodzi po dokonaniu zakupu z niczym, ma namiastkę starej faktury a sam dokument generowany jest szybciej niż wysłanie faktury do repozytorium KSeF.
Faktury VAT-RR wystawia nabywca jednakże wystawianie faktur VAT-RR w KSeF jest na tą chwilę nie zawsze jest obligatoryjne. Taka faktura może być wystawiana papiero bądź elektronicznie a w KSeF taka opcja pojawi się od 2026.04.01. Rolnik może ale nie musi wskazać nabywcy jako uprawnionego do wystawiania faktur w systemie KSeF.
Jeżeli rolnik wskaże nabywce jako uprawnionego do wystawiania faktur to wtedy nabywca musi wystawiać faktury VAT-RR w KSeF. W przypadku braku wskazania przez rolnika nabywcy jako uprawnionego nabywca wystawia jedynie tradycyjną fakturę.
Warunkiem by rolinik mógł wskazać uprawnionego jest posiadanie przez rolnika numeru NIP.
Rolnik będzie składał oświadczenie o tym, że jest rolnikiem ryczałtowym z chwilą wskazania w KSeF nabywcy towarów jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT-RR.
Faktura VAT-RR w KSeF nie musi zawierać podpisów i oświadczenia o byciu rolnikiem VAT-RR w przeciwieństwie do faktury w wersji dotychczasowej.
Datą otrzymania faktury w KSeF jest data nadania jej numeru KSeF. W przypadku faktur wystawianych na rzecz nabywcy o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT (np.: kontrahentów zagranicznych) taką datą jest data rzeczywistego udostępnienia faktury nabywcy.
Fakturę wprowadzoną do repozytorium KSeF otrzyma:
Podmioty uwierzytelnione w KSeF mogą bez przeszkód i dalszych komplikacji odbierać faktury do których mają uprawienia.
W niektórych przypadkach możliwy jest dostęp anonimowy bez uwierzytelniania. Odbywa się to na zasadzie dostępu dwuetapowego z użyciem kody QR (którym jest opatrzona faktura przekazywana poza KSeF np.: konsumentowi albo kontrahentowi zagranicznemu) i użyciu niektórych danych z faktury. Samo sprawdzenie czy faktura trafiła do KSeF wymaga jedynie kodu QR. Po podaniu dodatkowych danych możliwe będzie pobranie faktury z systemu KSeF.