Uprawienia te posiadają podatnik oraz organy wymienione w art. 106c ustawy o VAT (organy egzekucyjne oraz komornicy sądowi) oraz osoby fizyczne wskazane przez podatnika i inne podmioty wymienione w sekcji "Kto może korzystać z KSeF".
Dodatkowo uprawnienia posiadać mogą osoby fizyczne wskazane przez osobę fizyczną posiadającą uprawnienia do nadawania i odbierania uprawnień nadane wcześniej przez podmioty wymienione w sekcji "Kto może korzystać z KSeF".
W przypadku samofakturowania należy nadać odpowiedim nabywcom uprawnienia do wystawiania faktur przez nabywcę towarów lub usług zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT.
Osobym uprawieniem jest uprawnienie do wystawiania faktur RR i korekt faktur RR.
Pierwotne uprawnienia przypisane automatycznie dla właściciela:
To uprawnienie można przyznać tylko osobie fizycznej (a nie instytucji bądź osobie prawnej) i pozwala ono na działania polegające na nadawaniu dalszych uprawnień innym osobom i podmiotom. Nie istnieje możliwość odebrania uprawnień właścicielskich.
Podmiot posiadający to uprawnienie może jedynie wystawiać faktury w imieniu podmiotu, który udzielił uprawnień bez możliwości innych działań.
Umożliwia dostęp i przeglądanie faktur wystawionych oraz odebranych przypisanych do podmiotu który udzielił uprawnienia.
Podmiot zidentyfikowany po numerze NIP który ma dostęp do faktur może udzielić uprawnienia pośredniego pozwalającego innej osobie fizycznej na dostęp do faktur jeśli podatnik zaznaczył, że uprawnienia można delegować. Taki podmiot nie wskazuje takiej osoby w imieniu podatnika a jedynie w swoim imieniu.
Specyficzny przypadek dotyczy - dotyczy międzanarodowego systemu wymiany faktur PEF.
Uprawnienie pozwala wystawiać nabywcy faktury w imieniu podatnika i w żaden sposób nie ogranicza działań podatnika. Uprawnienie jest przechodnie, oznacza to, że nabywca może delegować prawo wystawiania faktur w imieniu podatnika innemu podmiotowi bądź osobie fizycznej ale tylko w tym kontekście czyli z NIPem podatnika jako sprzedawcy oraz wskazanym przez podatnika NIPem nabywcy.
Może też wystąpić samofakturowanie przez podmiot unijny nie mający numeru NIP w Polsce. Uprawienia w takim przypadku są oparte o:
Uprawnienia pozwalające na zarządzanie jednostką podrzędną:
ID Wew składa się z numeru NIP podatnika i ciągu znaków numerycznych np.: 7777777777-12345
Numer ID Wew wygenerować można w aplikacji podatnika.
Komornik / organ mogą robić wszystko ale nie mają wglądu w uprawnienia, które nadał dłużnik ani w faktury które otrzymał / wystawił dłużnik.
Nadawanie i odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF jest:
Za pomocą zawiadomienia ZAW-FA składanego do Urzędu Skarbowego wyłącznie w przypadku podatników lub podmiotów niebędących osobami fizycznymi, które nie posiadają możliwości uwierzytelniania się elektronicznie (kwalifkowaną pieczęcią elektroniczą). Wyznaczana jest w ten sposób jedna osoba fizyczna, która będzie zarządzać uprawnieniami elektronicznie w systemie.
Podatnik musi pondać numer NIP a dla podmiotu uprawnionego potrzebną są:
Jeżeli uprawnienia przyznajemy osobie fizycznej to wymaga danych tej osoby w postaci:
W przypadku braku NIP / PESEL osoby fizycznej potrzebne są
Wymaga się podania:
Wymaga się podania:
Metody uwierzytelniania w KSeF to:
Jeżeli podpis / pieczęć nie zawiera NIP / PESEL należy złożyć ZAW-FA z unikalnymi cechami certyfikatu (odciska palca certyfikatu).
Osoba posiadająca uprawnienia właścicielskie może od razu autoryzować się z użyciem Podpisu Zaufanego bądź kwalifikowany podpisem elektronicznym. Może od razu nadawać dalsze uprawnienia oraz wygenerować token albo certyfikat KSeF celem ułatwienia sobie kolejnych logowań przez oprogramowanie komercyjne. Tokeny działają tylko do końca 2026 roku.
Osoby z nadanymi uprawnieniami przez podatnika mogą logować się Profile Zaufanym / podpisem kwalifikowanym w kontekście NIP podatnika.
Spółka posiadająca pieczęć kwalifikowaną z numerem NIP może od razu logować się z uprawnieniami właścicielskimi za jej pomocą. Po autoryzacji może używać tokenu / certyfikatu KSeF.
Jeżeli spółka nie posiada pieczęci z NIP konieczne jest złożenia ZAW-FA wskazującego cechę pieczęci (odcisk palca) bądź wskazanie w ZAW-FA osoby która będzie zarządzać uprawnieniami.
Anonimowy dostęp do faktury jest możliwy poprzez podanie w Aplikacji Podatnika (ksef.podatki.gov.pl):
Od 2026.02.01 możliwy będzie podgląd faktury po podaniu kodu QR / linku do faktury oraz danych w postaci:
Fakturę offline można podejrzeć posiadając kod QR / link i można to zrobić nawet jeśli system KSeF nie działa. Po przesłaniu faktury do KSeF będzie ją można podejrzeć na takich samych zasadach jak w przypadku podglądu anonimowego.