Ogólne informacje

Faktury ustrukturyzowane będą podstawową formą dokumentowania transakcji. Zakłada się ich autentyczność jeśli są pobrane z KSeF.

Faktiry papierowe i elektroniczne jedynie w wyjątkowych przypadkach (tryby awaryjne).

Faktura VAT RR nie jest objęta obowiązkiem raportowania w KSeF.

KSeF likwiduje:

• noty korygujące
• duplikaty faktur
• anulowanie korekty (korekta "do zera" tylko w wyjątkowych przypadkach)

Korzystanie z KSeF - model poświadczeń:

• poświadczenie oznacza przypisanie uprawnień do dostępu
• uwierzytelnienie - jest wymagane przed wystawienie faktury, potwierdza posiadanie poświadczenia i identyfikuje osobę
• można nadać uprawnienia różnym osobom i podmiotom, trzeba dokonać weryfikacji osób które powinny mieć dostęp do faktur

Metody uwierzytelnienia w KSeF (stan na 2026.01.01):

• profil zaufany
• podpis kwalifkowany zawierający atrybut w postaci numeru NIP bądź PESEL (NNCert)
• podpis kwalifkowany
• pieczęć kwalifkowana (podpis kwalifikowany ale dla podmiotu - bez ZAW-FA dla osób)
• token (zostanie zastąpiony certyfikatem KSeF do końca 2026)
• certyfikat KSeF

Wystawianie faktury

Wymaga się:

1. Oprogramowania komercyjnego bądź użycia narzędzi ministerialnych:
   • Aplikacja Podatnika KSeF
   • e-mikrofirma
   • aplikacja mobilna KSeF
2. Uwierzytelnienia się w KSeF
3. Posiadania uprawnień (weryfikowane podczas uwierzytelniania)
4. Posiadania pliku XML z fakturą
5. Otrzymania potwierdzenia wystawienia faktury

Numer KSeF

Numer KSeF potwierdza wystawienie faktury, składa się z:

• NIPu sprzedawcy
• daty przesłania
• właściwego numeru
• sumy kontrolnej

Przykładowy numer KSeF: 9991112233-20260101-0123456789AB-XY

Wyjątki:

• w trybie samofakturowania zamiast NIP sprzedawcy będzie widniał NIP nabywcy
• faktura wystawiona przez komornika bądź organ egzekucyjny będzie mieć NIP tego komornika bądź organu
• przedstawiciel podatkowy - jeślie będzie wystawiał fakturę w czymiś imieniu to również zobaczymy jego NIP w numerze KSeF
• JST (Jednostka Samorządu terytorialnego) i członek grupy VAT - jeśli wystawiają fakturę w czyimś imieniu to również pojawi się ich NIP

Identyfikator zbiorczy

Identyfikator zbiorczy agreguje kilka numerów KSeF. Może być wygenerowany dla przynajmniej dwóch faktur wystawionych przez tego samego sprzedawcę i może być wykorzystany do płatności zbiorczej za te faktury.

Numer KSeF zbiorczny przed oznaczeniem daty w numerze będzie miał symbol IZ:

Przykładowy numer zbiorczy KSeF: 9991112233-IZ20260101-0123456789AB-XY

UPO

Typowe UPO funkcjonuje dla faktur KSeF. Zawiera następujące informacje:

• numer referencyjny wysyłanego zbioru dokumentów - to nie jest numer KSeF!
• numer KSeF
• numer faktury z pola P_2 przesyłanej e-Faktury
• data przesłania pliku e-Faktury
• data przyjęcia czyli data nadania numeru KSeF = data otrzymania faktury przez nabywcę

Wyłączenia z KSeF

• podatnicy nieposiadający siedziby w Polsce nie są zobligowani do korzystania z KSeF
• faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności nie muszą trafiać do KSeF
• faktura w procedurze OSS nieunijna (usługi firm spoza UE) nie może być ujęta w KSeF
• procedura importu IOSS nie może być ujęta w KSeF
• procedura świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób nie może być ujęta w KSeF
• usługa przejazdu autostradą płatną dokumentowana fakturą w formie biletu nie musi być ujęta w KSeF przez sprzedawcę
• faktura w formie biletu za przejazd kolejami, taborem samochodowym, środkami transportu morskiego i lotniczego nie musi być ujęta w KSeF przez sprzedawcę
• świadczenia usług "zwolnionych" wynikających z art. 43 ust. pkt 7, 37-41 ustawy o VAT
• dostawy i usługi udokumentowane w ramnach samofakturowania jeśli nabywca lub sprzedawca nie jest zidentyfikowany na potrzeby tej transakcji polskim numerem NIP
• paragony z NIP do 450,00zł brutto

Odroczenia o charakterze przejściowym - odracza się do końca 2026 roku:

• kary za niestosowanie KSeF
• obowiązek podawania numeru KSeF w przelewach za faktury między czynnymi podatnikami VAT
• obowiązek wskazywania numeru KSeF przy zapłatach w ramach MPP
• obowiązek przesyłania faktur przez podatników z obrotem miesięcznym nie przekraczającym 10 000,00 zł brutto

MCU - Moduł certyfikatów i uprawnień

MCU pozwala nadać uprawnienia i wygenerować certyfikat w KSeF.

Certyfikat pozwoli na wystawiania faktur w przypadku awarii systemu i w trybie offline24 w okresie obligatoryjnego KSeF.

Awaria KSeF i problemy techniczne

Tryb offline24 pozwala na wystawianie faktur w przypadku awarii dostępu do sieci bądź przeciążeniem systemu KSeF. Z tego trybu podatnik może skorzystać zawsze. Procedury związane z tym trybem są określone w art. 106nda ustawy o VAT.

Tryb offline związany z konserwacją systemu KSeF - procedury związane z tym trybem są opisane w art. 106nh ustawy o VAT.

Oficjalna awaria KSeF pozwala korzystać z tryb awaryjnego KSeF opisanego w art. 106nf ustawy o VAT.

Totalna awaria KSeF - nadzyczajna sytuacja opisana w art. 106ng ustawy o VAT.

Rodzaje środowisk KSeF

• produkcyjne - wymaga użycie danych zgodnie z rejestrem danych o właścicielach firm czy konieczność posiadania realnych uprawnień, działania wywołują skutki prawne
• przedprodukcyjne (demo) - wymagane posiadania uprawnień ale działania nie wywołują skutków prawnych
• testowe - pozwala się logować bez uprawnień, działania nie wywołują skutków prawnych

Aplikacja Podatnika KSeF

Webowa Aplikacja Podatnika KSeF jest kluczowym narzędziem które umożliwia:

• wystawiania e-faktur
• zarządzanie uprawnieniami
• odbieranie e-faktur
• przeglądanie e-faktur
• tworzenie identyfikatora wewnętrznego

Aplikacja Mobilna KSeF

Aplikacja mobilna pozwala na:

• wystawianie e-faktur
• odbieranie e-faktur
• przeglądanie e-faktur
• towrzenie wizytkówki sprzedawcy
• tworzenie listy nabywców
• tworzenie listy rachunków bankowych

Aplikacja e-mikrofirma

Webowa aplikacja e-mikrofirma pozwala na:

• wystawianie e-faktur
• odbieranie e-faktur
• przeglądanie e-faktur
• powiązanie istniejącego konta KSeF
• przenoszenie e-faktur bezpośrednio do ewidencji VAT